koło małe Agnieszka

Agnieszka Kaseja

Coach przedsiębiorczości | Mentorka kobiet |Trener Mental Toughness | Doradca w zakresie brandingu i content marketingu

facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Jak sprawić, żeby ludzie czuli się wobec Ciebie odpowiedzialni?

Kiedy pracujesz  jako wolny strzelec czy kierujesz małym biznesem pozornie jesteś królową swojego losu. W rzeczywistości jesteś zależna od wielu ludzi 🙂  Może nie jest to jakaś super obszerna sieć powiązań… Ale złudzeniem jest przekonanie, że WSZYSTKO  zależy od Ciebie. Nikt nie jest w biznesie całkowicie samodzielny ani w swoich wyborach, ani w procesie realizacji zadania. 

 

Żeby nie obijać się od ściany do ściany, potrzebna jest umiejętność angażowania ludzi w Twój projekt, od decydenta po wykonawcę. 

 

Np. Ostatnio pracowałam nad projektem marketingowym dla pewnej niewielkiej organizacji. Moim zadaniem było wdrożyć efektywną działalność marketingową w internecie. Okazało się, że wzrost efektywności działań pociąga za sobą konieczność zmian w stylu pracy. Zarówno zwykli pracownicy, jak i zarząd, musieli przekonać się, że warto wysilić się i coś zmienić.

 

Jak sprawić, żeby ludzie czuli się wobec Ciebie odpowiedzialni?

 

1. Stawiaj jasne oczekiwania

Na tym kroku potykamy się najczęściej.

a/ Najczęściej brakuje nam odwagi, żeby jasno wyrażać nasze potrzeby w danym projekcie. Bywa że zakładamy, że inni ludzie OD POCZĄTKU grają do tej samej bramki i nie warto tak podkreślać naszych oczekiwań. Tymczasem warto. 

b/ Poza tym częstą przeszkodą w przedstawieniu innym jasnych oczekiwań jest to, że dla nas samych owe oczekiwania nie są do końca  jasne… Często potrzebujemy pomyśleć chwilę,  zanim sami określimy, czego tak naprawdę chcemy. To paradoks, ale pierwszym krokiem w przypadku każdego nieporozumienia, zawirowania – jeśli chcemy je zrozumieć i usunąć – jest zadanie nie komuś innemu, ale sobie samej pytania: Na czym mi najbardziej zależy w tej sytuacji? Jakie są moje oczekiwania np. wobec tych osób? Co mi pomoże?

c/ Czyli masz odwagę i zdefiniowałaś swoje oczekiwania wobec innych. Czas przejść do JASNEGO ich przedstawiania. Częstokroć trudno jest jasno wyrazić oczekiwania, bo wymaga to odwagi skonfrontowania się z oczekiwaniami drugiej strony. Tu przydaje się asertywność, ze swoim motto: „Ja jestem OK. Ty jesteś OK.”  Sama mam oczekiwania, ale i druga strona też je ma. Sama oczekuję ich uszanowania, ale i druga strona też. Jest to jednak dobrze rokujący początek współpracy. Szanuj siebie i innych.

d/ Partnerskie traktowanie jest podstawą sukcesu. A wszystko zaczyna się w Twojej głowie. Ty sama musisz traktować się jako godną partnerskiego układu. Nie daj się zepchnąć na pozycję proszącego. To nie zadziała.

 

W moim projekcie trudność stanowiła kultura organizacji, której zarząd stanowiła grupa zaprzyjaźnionych od lat osób. Miłych i pełnych dobrej woli, ale ufających najbardziej sobie nawzajem. W takiej sytuacji barierą dla innowacji jest poziom wiedzy najsłabszego ogniwa zarządu. Przecież nie wypada go kwestionować….

 

 

2. Oczekuj możliwego

Ludzie czują się zaangażowani i tym samym odpowiedzialni za zadanie, jeśli dobrze je rozumieją i go akceptują. To drugie jest możliwe tylko, jeśli wymagasz rzeczy możliwych do zrobienia. Złego szefa  poznajemy między innymi po tym, że żąda od nas niemożliwego. Znacie to słynne „Spróbuj jeszcze niżej!” Masz prawo żądać trudnych rzeczy, jeśli to potrzebne do sukcesu. Jednak muszą być to zadania możliwe do wykonania dla danej osoby. Żądanie niemożliwego jest demotywujące. Koniec, kropka.

 

W moim projekcie oczekiwałam od obu stron zmiany nawyków. Pracownicy  musieli nauczyć się nowych rzeczy i pracować więcej i regularniej. Zarząd musiał nauczyć się myśleć w kategoriach marketingowych, zrozumieć  nowe podejście, zechcieć zaryzykować, a następnie zacząć zarządzać szybciej, efektywniej i nowocześniej. Zdziwicie się, kiedy Wam powiem, że pracownicy niższego szczebla krócej opierali się zmianie? 🙂

 

 

3. Określ cele i spisz je wraz z opisem, jak będą oceniane postępy (miary postępu, wskaźniki sukcesu)

Powiem Wam jedno, spisane cele działają. Możesz ich nie zrealizować w 100%, ale musisz je mieć. Bo one zaczynają działać już w momencie, kiedy zaczynasz je spisywać, myśleć nad nimi… Wiedząc to, zachęcaj wszystkich ludzi, od których oczekujesz odpowiedzialności i efektywnego działania, żeby także je mieli. Jak ich zachęcić? Przecież nie możesz im kazać…? Ale możesz zadawać im do skutku pytania: Co chcesz naprawdę osiągnąć? Po czym poznasz, że robisz postępy? Po czym poznasz, że zmierzasz we właściwym kierunku? Jak ma wyglądać efekt końcowy? Jakie są widoczne gołym okiem etapy zadania? Itp.

Pamiętaj też, że szczególnie kiedy idzie coś nie tak, ważne jest, żeby jak najszybciej się zorientować, że mamy… klops. Należy więc CZĘSTO, etapami  dokonywać świadomej oceny sytuacji.

I czasami lepiej zabrać swoją drabinę, żeby przystawić ją do innej ściany. Będąc na swoim, szczególnie ważna jest ekonomizacja Twojego wysiłku. Czas, który poświęcasz na projekt, który nie rokuje, warto maksymalnie  skrócić.

 

4. Regularnie przekazuj informację zwrotną

Ach ta niedoceniana „informacja zwrotna”, ten wstrętny „feedback”. Moim zdaniem najpotężniejsze narzędzie zarządzania. Inaczej mówiąc – bieżąca ocena sytuacji. Włączam w jej zakres zarówno pochwałę, jak i konstruktywna krytykę. Z mojego doświadczenia wynika, że jeśli przekazujemy feedback często i z pozytywną intencją, nasi współpracownicy szybko przyzwyczajają się, że każda sytuacja zostaje dostrzeżona i oceniona. Jeśli chcesz zaangażować człowieka w zadanie – docenienie jego dobrego działania powinno być Twoim priorytetem! 

 

Nagradzajmy tych, którzy są przychodzą na spotkanie na czas, ignorujmy tych, ktorzy się spóźniają.

 

Częsty feedback oznacza, że widzisz efekty i styl pracy tej osoby. Ludzie zaczynają z kontaktu z Tobą czerpać informację. Tak właśnie powinien działać feedback. Być informacją nakierowującą na większą efektywność i skuteczność. I działać w dwie strony. Współpraca oparta o otwarta komunikację może nie zawsze jest przyjemna – bo nikt nie lubi słyszeć, nawet od czasu do czasu, że robi coś źle. Ale od chwili, kiedy zorientuje się, że nie jest to wyżywanie się, niesprawiedliwa ocena, kłótnia, itp., że da się to „przeżyć” i obie strony wyciągają z tego konstruktywne wnioski, „ocena” przestaje być brzydkim słowem, a staje się narzędziem zarządzania projektem, jakim powinna być.

 

Projekty wykorzystujące agile management opierają się głównie na dawaniu sobie szerokich wzajemnych uprawnień do udzielania informacji zwrotnej w ramach grupy projektowej. Wtedy zarządzanie jest rzeczywiście zwinne, elastycznie i sprawne.

 

 

W moim kejsie, informacja zwrotna była utrudniona, bo cała komunikacja z zarządem była utrudniona. Moje spotkania odwlekano w czasie. Inercja była ogromna. Intencje  deklarowane były oczywiście pozytywne. Jednak na przeszkodzie zdrowemu przepływowi informacji stała obawa przed konfrontacją, która zburzyłaby iluzję „wiecznej przyjaźni”. Moje zadanie było niewdzięcznie, bo wymuszało zmianę w stylu zarządzania…

 

5. Zawsze miej na uwadze konsekwencje działania bądź niedziałania

„Poniesiesz konsekwencje…” Co za szkoda, że w języku polskim słowo „konsekwencje”, „skutki” mają z góry negatywne zabarwienie. O ileż łatwiej byłoby, gdybyśmy mogli rozmawiać jak ludzie o konsekwencjach zachowania A i konsekwencjach zachowania B, bez wdrukowanego założenia, że chodzi o złe rzeczy. Znajomość konsekwencji  danego działania podnosi bowiem szansę na racjonalne zachowania, na racjonalne wybory. Ludzie czują się odpowiedzialni wtedy, kiedy wiedzą, jak ich działanie wpływa na otoczenie, jakie znaczenie ma ich praca dla całości projektu.

 

Znacie tę historię o sprzątaczu w Space Center w Houston? Zapytany, jak ocenia swoją pracę, odparł, że ma niezwykłe znaczenie, bo on myjąc podłogę dba o to, żeby nie poślizgnął się nikt z pracowników merytorycznych, co mogłoby opóźnić start rakiety kosmicznej…  

 

We wszystkich tych przypadkach, kiedy ja sama stworzyłam sprawne zespoły czy udało mi się wdrożyć sprawnie jakiś projekt czyimiś rękami, wynikało to, z tego, że że ludzi wiedzieli, jaki mają zakres odpowiedzialności i co wynika z tego działania. Wiedzieli, co wyniknie z tego, że coś zrobią oraz co wyniknie z tego, że czegoś nie zrobią.

 

Kluczem do poczucia odpowiedzialności jest bowiem:

  • >>>poczucie sprawczości i wpływu na sytuację

  • >>>działanie w granicach swoich możliwości

  • >>>działanie z najwyższą możliwą motywacją.

Jeśli chcesz, żeby ludzie z Tobą współpracowali i czuli się zobowiązani wobec Ciebie, zadbaj o to, żeby rozumieli, czego od nich oczekujesz, byli w stanie to zrobić i czuli, że to jest  naprawdę istotne.

 

I wtedy, jeśli rzeczywiście Wasz cel będzie wspólny, to zawodnicy będą z Tobą współpracować i będziecie strzelać do tej samej bramki!

 

Powodzenia w angażowaniu ludzi!

Facebook

Get the Facebook Likebox Slider Pro for WordPress